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CSR文書管理規程

(目的)

1 この規程は、主として、株式会社コーケン(以下、当社という)の取得若しくは保有する業務等に関する企業情報、個人データに係る文書の登録(入力)、保管(保存)又は廃棄(消去)等の管理について必要な事項を定めるものとする。

 

(定義)

2-1 本規程において「文書」とは、当社の業務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、組織的に用いるものとして、当社が保有しているものをいう。

2-2 本規程において「部署」とは、次に掲げる部、課等をいう。

    業務部
    第一営業部
    第二営業部
    工事部

    なお、上記部署担当が繁忙期等において他の部署を兼任することがある。

 

(総括文書管理者)

3-1 文書管理に関する事務を統括し、文書管理に関する事務の指導監督及び研修等を行うため、総括文書管理者1人を置く。

3-2 総括文書管理者は、総務部CSR担当責任者をもって充てる。

3-3 総括文書管理者は、当社が取得又は保有する文書について、業務若しくは事務の性質・内容等に応じた以下の分類基準を作成・確認する。

 

(分類基準)  

※企業情報 個人データ共通

電子媒体であいうえお順に顧客毎の、フォルダを作成したうえで、文書の作成、入力をする。入力後の資料はプリント・アウトの上添付資料等の外部資料と共に書庫に施錠保管する。

※企業情報の保管と検索について

企業情報については、申請書類・添付資料の控えはファイルに保管する。また、取引記録の検索については、会社名簿→取引履歴→見積・請求書綴の順で確認。

※個人データの保管と検索について

個人データについては、契約関係書類・添付資料の控えはファイルに綴って保管する。また、個別手続記録の検索については、個人名簿→取引履歴→見積・請求書綴の順で確認。

 

 (文書の登録(入力))

4-1 各部署が取得した文書を文書ファイル(個人情報の検索可能なもの)若しくはデータベースに登録(編綴することを含む)又は入力する場合においては、部署担当者が登録又は入力に係る作業責任者となる。

4-2 前項の登録又は入力は、作業担当者のみが作業可能な場所において行うことができる。ただし、総括文書管理者が特に承認を与えた者については、この限りでない。  

4-3 総括文書管理者は、登録又は入力に係る作業を行う場所の鍵又はセキュリティシステム等を管理する。

4-4 登録又は入力に係る作業が行われる前において、総括文書管理者および作業担当者は、必ずID及びパスワードによる認証システムに基づき、作業をする権限を有すること確認するものとする。

 

(文書の保管(保存))

5 文書ファイル若しくはデータベースに登録(編綴することを含む)又は入力された文書は、各部署において、以下の方法で保管又は保存する。

(1) 電子記録になっていない書面等  

申請書類・添付資料の控えはブラックファイルに保管する。手続記録については、会社履歴・事件表・請求書綴に保管する。

(2) 電子記録になっているデータ

フロッピーディスク、メモリーなどの媒体により保存する。

 

(保管(保存)期間)

6 文書保管(保存)期間は、次のとおりとする。

(1)永久保存  当社内規程の改廃に関する文書、訴訟関係文書、従業員の人事に関する重要文書、効力が長期に及ぶ契約書及びこれらに準ずるもの

(2)7年   予算、決算及び会計に関する諸帳簿、伝票類、領収書、職務上請求書、書類送付書、事件簿、満了した重要な契約書及びこれらに準ずるもの

(3)5年   重要な会議の議事録、満了又は解約となった契約書及びこれらに準ずるもの

(4)3年   業務上定型的な事務に関する文書及びこれに準ずるもの

(5)1年   業務上の軽易な事項に関する文書、文書の写し・控え及びこれらに準ずるもの

(6)(1)ないし(5)に属さない簡易な文書は、事務処理上必要な1年未満の期間

 

(保管(保存)作業)

7-1 各部署が取得した文書の保管又は保存については、作業担当者が、保管又は保存に係る作業を行う作業責任者となる。

7-2 総括文書管理者は、保管若しくは保存する部屋又は保管庫等の鍵又はセキュリティシステム等を管理する。

7-3 保管又は保存に係る作業は、原則として総括文書管理者及び作業担当者のみが行うことができる。ただし、総括文書管理者が特に承認を与えた者については、この限りでない。

7-4 総括文書管理者又は作業担当者以外の者は、文書の保管又は保存について、原則としてその作業を作業担当者に任せなければならない。

7-5 保管又は保存に係る作業は、3-3で作成した文書分類基準に基づき分類された文書ごとに、作業担当者が行い、総括文書管理者がこれを監督する。

 

(文書の廃棄(消去))

8-1 保管又は保存期間の経過した文書については、各部署が廃棄する。

8-2 総括文書管理者は、保管又は保存期間の経過した文書について業務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて保管又は保存期間を延長することができる。

 

(廃棄(消去)作業)

9-1 各部署の文書の廃棄又は消去については、各部署が、廃棄又は消去に係る作業を行う作業責任者となる。

9-2 廃棄又は消去に係る作業は、原則として総括文書管理者及び作業担当者のみが行うことができる。ただし、総括文書管理者が特に承認を与えた者については、この限りでない。

9-3 廃棄又は消去は、7に定める方法で保管若しくは保存された書面又は媒体等をシュレッダー、メディアシュレッダー等で破壊し、又は焼却、若しくは融解するなど復元できない方法により行うものとする。

9-4 前項の方法は、7に定める方法で保管又は保存された媒体等のデータを消去する方法で行うこともできる。ただし、消去されたデータが決して復元されることのない方法で行わなければならない。

 

(文書管理)

10 総括文書管理者は、各部書に文書管理の内容を定期的に(四半期ごとに)確認させ、期限管理とともに刷新するものとする。また、最新情報の識別ならびに過去情報の検索については3の会社履歴と履歴検索によって確認し、過去の情報との誤用がないものとする。

 

以上

(株)コーケンのCSR